A beiratkozás egyszer szükséges a képzés alatt a képzés megkezdéséhez, az egyetemi felvételt követően. Ilyenkor a felvett hallgatók beiratkozási kérelmet töltenek ki a tanulmányi rendszeren keresztül, amelyben ellenőrzik, módosítják és kiegészítik adataikat, valamint a tanulmányok megkezdéséhez szükséges nyilatkozatokat teszik meg. A hallgatói jogviszony ezen kérelem elfogadásával jön létre.
A bejelentkezés az a folyamat, amelyet a hallgatói jogviszony alatt félévről-félévre meg kell tenni, ekkor kell nyilatkozni a következő aktuális félév aktív vagy passzív státuszáról.
A beiratkozási lap, illetve az aktuális félév státuszáról (aktív/passzív) szóló nyilatkozattételi ablak az Ügyintézés / Féléves regisztráció menüponton érhető el. A menüpontra kattintva megjelennek az aktuális és a korábbi regisztrációs időszakok, de csak az aktuális időszak sora alatt él a Beiratkozás gomb.
Beiratkozni, bejelentkezni csak a képzésen megadott beiratkozási és bejelentkezési időszakban lehetséges! A tanulmányi időszakok az Információk / Időszakok menüpont alatt ellenőrizhetők. Amennyiben nem jelenik meg a beiratkozási lehetőség, annak egyéb adminisztrációs okai is lehetnek, ilyenkor a Tanulmányi Osztályhoz/Hivatalhoz érdemes fordulni.
Az újonnan felvett hallgatók esetében (gólyák) az aktuális félév alatt a Beiratkozás, míg a felsőbb évesek esetében a Bejelentkezés gomb jelenik meg. Mindkét esetben a következő lépés az aktuális félév státuszáról történő nyilatkozat. A felugró ablakokban megjelenő státuszokhoz ún. regisztrációs feltétel tartozik (például önköltséges hallgatók esetében az önköltségi díj 40% befizetése feltétele az aktív félévre történő regisztrációnak).
A beiratkozási lap kitöltése alatt a program egy 20 perces visszaszámlálást futtat. Ennyi idő áll rendelkezésre a beiratkozási lap leadására, ezért javasoljuk, hogy a szükséges csatolandó dokumentumok legyenek előre elmentve pdf vagy jpg formátumban a számítógépen, a beiratkozó készítse elő okmányait és személyes adatait a gyorsabb kitöltés érdekében. Ilyen dokumentumok például a személyazonosító okmányok; előképzettség igazolására szolgáló dokumentum: érettségi bizonyítvány, felsőfokú végzettség stb.
A Kiválasztás gombra kattintva, amennyiben nem felel meg a regisztráló a feltételeknek, a program egy hibaüzenetben jelez vissza a sikertelen regisztráció okáról. Sikeres regisztrációval a beállított státusszal létrejön az aktuális félév. A bejelentkezéskor (felsőbb évesek esetében) nincs további teendő, míg a beiratkozási folyamatban (gólyák esetében) kitölthető és leadható a beiratkozási kérelem.
A beiratkozási lap tartalmazza a felvételkor a tanulmányi rendszerben meglévő és már nyilvántartott hallgatói adatokat. Legfontosabb adatkörök:
- személyes adatok
- állampolgársági adatok
- elérhetőségek (cím, elektronikus levelezés, telefonszám)
- hivatalos adatok (bankszámlaszám, okmányok)
- előképzettségek (középiskola, alapképzés stb.)
- képzésadatok (hallgató által nem szerkeszthető)
- finanszírozási és egyéb nyilatkozatok
Az egyes adatköröknek megfelelően a beiratkozási kérelem több oldalból áll. Az oldalak között lépkedni az Előző oldal és a Következő oldal gombokkal van lehetőség a kitöltési képernyő tetején. A kérvény kitöltését felfüggeszteni a bal felső sarokban látható X gombbal lehet.
Az egyes témakörökben szöveges mezőben, lenyíló listában vagy kötött formátumú mezőben jelennek meg a felvihető adatok. A kötött formátumokhoz kapcsolódó leírásokat, figyelmeztetéseket az egyes mezők felett olvashatja. A szöveges mezőben megjelenő tartalmak módosíthatók, ha az üres vagy helytelen adat jelenik meg. A legördülő listák esetén egy előre megadott készletből lehet választani. Kötött formátumú mező például a dátum mező, ahol csak megadott formátum (2000.02.22.) adható meg, illetve az intézményválasztó mező (pl. középiskola intézmény neve) ahol az intézménynevet a mezőbe gépelve jelenik meg a választható tételek listája. Ezen mezők kitölthetők, de helytelen formátummal a beiratkozási lap leadása meghiúsul, erről a beiratkozási lap elmentésekor (Kérvény leadása) hibaüzenet is tájékoztat.
A megadandó adatkörökhöz lehetőség van, illetve adott esetben kötelező az adatkörnek megfelelő dokumentumot csatolni. Dokumentumot csatolni a megjelenő táblázatok utolsó sorában található Melléklet gomb megnyomásával lehetséges. A kitöltetlen kötelező mezőket piros színnel emeli ki a program, a leadási kísérletet követően.
A táblázatok esetében lehetőség van további adatköröket megadni. Például, ha második címet szeretnénk megadni, akkor a megjelenő táblázat alatt található + jelre kattintva tehető meg.
A telefonszám és a hivatalos e-mail cím megadása az egyetemi ügyintézés megkönnyítése érdekében ajánlott. Érvényes telefonszám szükséges az elfelejtett jelszó, illetve zárolt fiók visszaállításához. Ügyintézésre a tanulmányi rendszerben rögzített hivatalos e-mail címét használhatja. A későbbiekben további telefonszám és e-mail cím is rögzíthető a tanulmányi rendszerben.
Az adatok megadását követően a képzés finanszírozási formájától függően különböző nyilatkozatok elfogadására van szükség. Ilyen a magyar állami ösztöndíj vagy a képzési szerződés feltételeinek vállalásáról szóló nyilatkozat, vagy az adatkezelési nyilatkozat.
Az utolsó kérvényoldalt követően az oldalakon megadott adatok egyben, az előnézet oldalon ellenőrizhetők a kérvény leadása előtt. Innen még van lehetőség visszalépni az adott oldalra, a hibásan megadott adatok módosítására.
A beiratkozási lap leadására a jobb felső Kérvény beküldése gombra kattintva van lehetőség.
Amennyiben minden szükséges adat megadásra került és a csatolandó dokumentumok feltöltése is megtörtént, úgy leadhatja a beiratkozási lapot. A kérvény leadását követően visszajelző üzenet tájékoztat a sikeres leadásról, valamint, hogy milyen azonosító számmal ellátott kérvényt adott le. A visszajelző üzenet tájékoztat arról is, hogy „A kérvényhez nyomtatvány került generálásra, mely a Leadott kérvények felületen elérhető.”
A beiratkozási lapot nyomtassuk ki, majd aláírva juttassuk el a Tanulmányi Osztály / Hivatal részére.
Az Ügyintézés / Kérvények menüponton a Leadott kérvények fülön a leadáskori azonosító számmal ellátott beiratkozási lap bármikor nyomtatható.
A Részletek gombra kattintva letölthető maga a kérvény és a belőle generált beiratkozási lap nyomtatvány.
Fontos, hogy a Tanulmányi Osztály / Hivatal részére a nyomtatvány eljuttatása szükséges, melynek tetején vonalkód található.
A Tanulmányi Osztály / Hivatal csak abban az esetben fogadja el a beiratkozási lapot, ha annak a nyomtatványa, vagyis a beiratkozási lap a hallgató által aláírva rendelkezésére áll, valamint azon szereplő adatok a valóságnak, a kérvényben rögzítetteknek, valamint a kérvényhez csatolt dokumentumoknak megfelelnek.
Amennyiben a kérvényt nem sikerül kitölteni, a kitöltés megszakad, lehetőség van a kitöltés folytatására, vagy újrakezdésére.
A kitöltés újrakezdésekor a korábban mentett mezőtartalmak, illetve a kérvényhez csatolt dokumentumok elvesznek.
Beiratkozási lap aláírása, feltöltése
A beiratkozási lap aláírható fizikailag a nyomtatvány kinyomtatásával, vagy elektronikusan ún. AVDH hitelesítéssel.
Az AVDH aláírással ellátott beiratkozási lap nyomtatvány feltölthető az Ügyintézés / Kérvények / Kitölthető kérvények menüponton elérhető PTE - Beiratkozási lap leadása/feltöltése című kérvény kitöltésével.
